Cómo eliminamos el 82% de la digitación manual de facturas, guías de despacho y órdenes de compra con revisión documental IA.
De tener al equipo administrativo atrapado copiando datos entre correos, PDFs escaneados y planillas Excel, a cuadrar automáticamente cada documento contra el SII y el ERP antes de aprobar el pago o despacho.
Captura automática de órdenes de compra, guías firmadas y XML/PDF SII.
Verifica tarifas pactadas, cantidades despachadas y cuadratura matemática.
Inyecta asientos listos y alerta a finanzas solo si hay diferencias.
Un operador logístico en Santiago destinaba cientos de horas mensuales a digitar a mano órdenes de compra en PDF, guías de despacho y facturas electrónicas DTE del SII. VYXA Core desplegó un sistema con IA que lee, cuadra RUT y montos en segundos e inyecta los registros validados en Defontana y Softland, reduciendo en 82% el trabajo administrativo repetitivo.
El equipo de back-office dejó de copiar folios, RUTs y líneas de productos a mano en Excel.
Validación cruzada entre orden de compra del cliente, guía de despacho y factura DTE del SII.
Detección inmediata de cobros fuera de tarifario, diferencias de unidades o folios repetidos.
De revisar carpetas de PDFs uno por uno a auditar solo las excepciones reales
Captura Automática desde Casillas y Portal SII
T+0.0sEl microservicio recolecta órdenes de compra enviadas por clientes en PDF, fotografías de guías de despacho conformes y documentos tributarios electrónicos (DTE) recibidos en el SII.
Extracción con IA y Reglas Matemáticas Deterministas
T+4.2sExtrae RUT emisor/receptor, códigos SKU, cantidades, tarifas pactadas, neto e IVA (19%), comprobando por código que la factura coincida exactamente con la orden de compra y la guía entregada.
Sincronización en ERP y Alerta de Discrepancias
T+9.8sLos documentos cuadrados en un 100% se registran directo en el ERP (Defontana / Softland); si falta mercadería o difiere el precio, el encargado recibe una alerta clara para decidir en un clic.
El Problema Antes de VYXA Core
Cuatro administrativos invertían más de la mitad de su jornada descargando adjuntos de correo, leyendo guías con timbres borrosos y tipeando datos en planillas y en el sistema contable, generando atrasos en facturación y errores de cobro a fin de mes.
La Solución Desplegada en 3 Semanas
Construimos un motor de revisión documental conectado a las casillas operativas, al registro de DTEs del SII y al ERP de la compañía, dejando un panel limpio donde el equipo humano solo revisa casos con diferencias reales.
"Pasamos de cerrar la facturación con estrés y horas extra cada fin de mes a tener todas las guías y órdenes de compra cuadradas el mismo día en que se entrega la carga."
Antes vs. Después de VYXA Core
Impacto medido en el área de administración, facturación y control de despachos tras automatizar el procesamiento documental.
| Variable de Negocio | Operación Previa (Manual) | Con Infraestructura VYXA Core |
|---|---|---|
| Ingreso de órdenes de compra y guías | 10 a 15 minutos por documento copiando datos a mano | Menos de 12 segundos con extracción y validación automática |
| Cruce Factura SII vs. Guía de Despacho | Muestreo manual en Excel expuesto a errores de tipeo | 100% de documentos conciliados línea por línea |
| Plazo de emisión de cobros a clientes | Desfase de 5 a 12 días tras la entrega en bodega | Pre-factura lista en el ERP el mismo día del despacho |
| Carga del equipo administrativo | Saturado en tareas mecánicas de copiar y pegar | -82% de papeleo; foco en gestión de clientes y cobranza |
| Soberanía y confidencialidad de datos | Archivos sueltos en correos y carpetas compartidas | Base PostgreSQL aislada y código 100% propiedad del cliente |
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Preguntas Frecuentes antes de Implementar
¿Qué ocurre si un proveedor envía una factura con un monto distinto a la orden de compra?
El sistema nunca contabiliza a ciegas un documento descuadrado. Cuando detecta cualquier diferencia en unidades, precio unitario, RUT o cálculo del 19% de IVA respecto a la orden de compra original, detiene el paso automático y notifica al responsable con el detalle exacto.
¿Funciona con PDFs escaneados o fotos de guías de despacho tomadas por transportistas?
Sí. Combinamos visión artificial empresarial para leer documentos escaneados o fotografías de recepción en bodega con validadores deterministas de RUT chileno, folios del SII y catálogos maestros de tu ERP.
¿Nuestras facturas y precios confidenciales se comparten con terceros?
Jamás. Toda la arquitectura corre sobre endpoints empresariales privados sin retención para entrenamiento de modelos públicos y bajo base de datos propia de tu empresa en cumplimiento de la Ley 19.628 y Ley 21.719.
¿Quieres implementar este mismo orden comercial y operativo en tu empresa?
Revisamos en vivo tu flujo de WhatsApp, documentos y ERP actual (Defontana, Softland, Kame, Bsale u Odoo). Si tu operación aún no requiere desarrollo a medida, te lo decimos con total franqueza.